Darf der Arbeitgeber die E-Mails seiner Arbeitnehmer lesen?

Dienstag, 13.02.2018

Die dienstliche Korrespondenz via E-Mai gehört in den meisten Unternehmen zum Alltag. Die Inhalte können daher auch für den Arbeitgeber von Interesse sein. Was aber geschieht, wenn der Arbeitnehmer sie nicht weiterleiten kann oder will und den Account zudem auch privat nutzt? Ist eine E-Mail Überwachung durch den Chef dann erlaubt?

Die Rechtsprechung ist hier nicht immer eindeutig, bemüht sich jedoch um einen Interessensausgleich. Gerade bei einer Verknüpfung von dienstlicher und privater Nutzung wird versucht, die Privatsphäre des Arbeitnehmers weitgehend zu wahren, ohne dem Arbeitgeber den Zugriff gänzlich zu verweigern. Folgende Möglichkeiten bestehen:

Mithilfe des Arbeitnehmers

Am einfachsten gestaltet sich die Abwicklung, wenn der Arbeitnehmer zur Mitwirkung gewonnen werden kann. Das ist oft der Fall, wenn es nicht um das Aufdecken einer eigenen Verfehlung geht und der Arbeitnehmer weiterhin im Unternehmen tätig ist. Der benötigte Mailverkehr kann dann einfach weitergeleitet oder Zugriff auf den Mail-Account gewährt werden, gegebenenfalls nach dem Löschen der privaten Korrespondenz.

Darf der Arbeitnehmer überhaupt private Mails austauschen?

Der private Mailverkehr vom betrieblichen Account ist nur gestattet, wenn der Arbeitgeber dem zustimmt. Da dies den Zugriff im hier angenommenen Notfall erschwert, wird davon jedoch eher abgeraten – ist aber in vielen Unternehmen gängige Praxis. 

Zugriff des Arbeitgebers ohne Zustimmung des Arbeitnehmers

Besteht keine Zustimmung zur privaten Nutzung, darf der Arbeitgeber im Regelfall auf das Postfach des Mitarbeiters zugreifen. Er kann davon ausgehen, dass die Privatsphäre damit nicht verletzt wird. Stellt sich bei der Kontrolle heraus, dass doch eine private Nutzung erfolgt ist, wenn auch widerrechtlich, darf der Arbeitgeber dies nicht einfach ignorieren.

In diesen Fällen ist Augenmaß gefordert. Der Kontrollierende sollte eine zweite Person als Zeugen heranziehen (zum Beispiel den Datenschutzbeauftragten), die Notwendigkeit des Zugriffs auf bestimmte Mails begründen und schriftlich dokumentieren, welche E-Mails weitergeleitet wurden. Offensichtlich private Korrespondenz darf nicht geöffnet werden.

Bruch des Fernmeldegeheimnisses?

Besteht eine Erlaubnis zur privaten Nutzung des Accounts, ist das beschriebene Vorgehen ebenfalls ein gangbarer Weg. Es bleibt jedoch ein rechtliches Risiko. Wird der Arbeitgeber in diesem Fall als Anbieter von Telekommunikationsdienstleistungen gesehen, was viele Datenschützer befürworten, verletzt jeder Zugriff das Fernmeldegeheimnis.

In mehreren Gerichtsverfahren wurde jedoch dem Interessensausgleich Vorrang gegeben. Die Kontrolle der Mails konnte also im Einzelfall unter strengen Auflagen erfolgen. Neben der Einbeziehung des Betriebsrates gehörte auch die technische Vor-Selektierung privater Mails zu den möglichen Optionen.

Hinweis: Die generelle Zustimmung des Arbeitnehmers einzuholen, im Bedarfsfall auf seinen Account zuzugreifen, ist nur bedingt zielführend. Zum einen lassen sich so die Interessen der privaten Mail-Partner nicht schützen, deren Zustimmung fehlt. Zum anderen besteht das Problem, dass schon aufgrund des Arbeitsverhältnisses nicht zweifelsfrei von einer freien und unabhängigen Entscheidung des Arbeitnehmers ausgegangen werden kann.

Mann schnüffelt im PC

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